Printeren er en af de ting på kontoret, som alle bruger, men ingen føler ansvar for. Resultatet er ofte tom papirbakke, tom patron og et irriteret team. Heldigvis behøver det ikke være svært at forbedre. Fem enkle aftaler kan gøre en stor forskel.
1. Udpeg en ansvarlig
Nogen skal holde øje med printeren. Det betyder ikke, at personen skal gøre alt, men at der er én, der kan svare, når andre spørger. Skriv navnet på en seddel ved printeren, så alle ved, hvem de skal kontakte.
2. Hav en reservepatron
Aftal, at der altid skal ligge en reservepatron til sort og farve. Når den tages i brug, bestilles en ny. Til Canon-printere kan I vælge originale Canon-patroner, hvis I foretrækker patroner fra printerens egen producent, men det vigtigste er, at nummeret passer.
3. Skriv standarder op
Bliv enige om standardindstillinger. Mange vælger dobbeltsidet udskrift og sort-hvid som standard, så farver kun bruges, når der er brug for det. Det er en lille ændring, men den gør, at printeren bruges mere bevidst.
4. Slå fejl op sammen
Når printeren driller, skal du ikke starte forfra hver gang. Lav et fælles dokument med de fejl, I har oplevet, og hvad der løste dem. Efter nogle måneder har I en brugbar vidensbank, som nye kolleger også kan bruge.
5. Se tilbage hver kvartal
Tag et kort møde eller en pause en gang i kvartalet, og spørg: Virker aftalerne? Er der noget, vi skal justere? Det tager få minutter og holder reglerne levende.
Mange teams har i dag AI-værktøjer, der kan hjælpe med at skrive en kort vejledning eller et opslag til opslagstavlen. Brug dem gerne til at få formuleret reglerne klart, men tilpas teksten til jeres egen hverdag, så den passer til de maskiner, I faktisk har.
Aftalerne behøver ikke være lange eller formelle. De skal bare være nemme at forstå og nemme at følge. Så bliver printeren en mindre kilde til irritation og en mere pålidelig del af kontorets hverdag.